Einkaufsliste für die Büroküche

Acht Leute, eine Kaffeemaschine, und wer merkt, dass die Bohnen alle sind, fährt selten als Nächstes einkaufen. Hier steht, wie eine gemeinsame Liste das über Monate trägt, auch wenn Leute kommen und gehen.

Wer merkt, dass etwas fehlt, und wer kauft es?

Selten dieselbe Person. Sophie nimmt am Montag die letzte Hafermilch und trägt sie ein. Am Dienstag merkt Henrik, dass die Kaffeemaschine blinkt, und schreibt den Entkalker dazu. Petra macht donnerstags auf dem Weg ins Büro den Einkauf und öffnet die Liste im Laden.

Alles steht da, obwohl zwischen dem Merken und dem Kaufen drei Tage und fünf andere Leute liegen. Niemand musste Petra etwas sagen, und niemand musste es sich bis Donnerstag merken. Was sie abhakt, ist bei allen anderen im selben Moment abgehakt.

Wie kommen acht Leute in dieselbe Liste?

Luise hat die Liste angelegt und ist damit Admin. Sie tippt auf „Jemanden einladen“, dann auf „Nachricht kopieren“, und fügt die Nachricht in den Chat des Teams ein. Darin steht ein Einladungscode, der 24 Stunden gilt und von beliebig vielen benutzt werden kann.

Im Lauf des Tages fragen sieben an. Jede Person steht bei Luise einzeln unter „Möchte beitreten“, und sie lässt jede einzeln zu: sieben Mal „Zulassen“. Das ist der Preis dafür, dass niemand ungefragt in die Liste kommt, und er fällt genau einmal an. Jede Person braucht dafür ein Konto, also eine E-Mail-Adresse, aber kein Passwort.

So funktioniert das Einladen, Schritt für Schritt

Was, wenn der Code weitergereicht wird?

Jemand leitet die Nachricht in einen größeren Chat weiter, und unter „Möchte beitreten“ steht plötzlich eine Person aus einer anderen Abteilung. Luise tippt auf „Ablehnen“. Für alle anderen gilt der Code weiter.

Mit einem Link, der jeden sofort hereinlässt, stünde diese Person jetzt in der Liste. In einem Büro, in dem Nachrichten ständig weitergeleitet werden, ist die Bestätigung kein Umweg, sondern der Grund für den Code.

Warum kommt jemand nicht hinein?

Carla gibt den Code ein, und Teilit sagt ihr, dass sie höchstens drei Listen gleichzeitig haben kann. Sie ist schon in dreien: zu Hause, im Verein und in der vom Umzug im Frühjahr, die nie jemand geschlossen hat. Carla verlässt die Umzugsliste und gibt denselben Code noch einmal ein.

Bei Kolleginnen und Kollegen kommt das öfter vor als in einer WG, denn die Büroliste ist selten die erste. Es lohnt sich, das beim Einladen gleich dazuzusagen.

Wenn jemand das Team verlässt

Ole wechselt die Firma und vergisst die Liste. Luise öffnet die Einstellungen der Liste und tippt bei ihm auf „Entfernen“. Was Ole eingetragen hat, bleibt stehen, denn es gehört der Liste. Die neue Kollegin auf seinem Platz lädt Luise genauso ein wie am Anfang alle anderen.

Verlässt Luise selbst die Firma, bestimmt sie beim Verlassen der Liste, wer ab dann Admin ist, zum Beispiel Henrik. Die Liste muss dafür niemand neu anfangen.

Wenn die Admin im Urlaub ist

Eine Liste hat genau einen Admin. Ist Luise zwei Wochen weg, kann in dieser Zeit niemand einen neuen Code holen und niemand eine Anfrage zulassen. Eintragen und abhaken geht für alle wie immer.

Deshalb ein ehrlicher Rat: Die Büroliste legt am besten jemand an, der selten lange weg ist.

Was Teilit im Büro nicht kann

Keine Kaffeekasse und kein „wer hat diesen Monat eingezahlt“, kein Einkaufsdienst im Wechsel, keine Belege. Es gibt auch keine Verwaltung durch die IT und keine Anmeldung über ein Firmenkonto: Jede Person meldet sich mit ihrer eigenen E-Mail-Adresse an.

Und Benachrichtigungen lassen sich nur für das ganze Gerät ein- oder ausschalten, nicht für die Büroliste allein. Wer abends nichts vom Büro hören will, von der Liste zu Hause aber schon, kann das heute nicht trennen.

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